Ultimate Step-by-Step Guide For Better Business Resource Allocation- image

Guide ultime étape par étape pour une meilleure allocation des ressources de l’entreprise

Team Onstro on décembre 1, 2023 in Réservation et planification

Faits saillants

  • L’utilisation optimale des ressources de l’entreprise se situe entre 70 et 80 %.
  • Vous devez suivre, analyser et évaluer votre projet pour une meilleure allocation des ressources.
  • Ce n’est qu’avec le bon logiciel que vous pouvez gérer les ressources croissantes de l’entreprise.

L’allocation efficace des ressources est souvent considérée comme l’épine dorsale de l’entreprise. Maintenant, la question à un million de dollars se pose : qu’est-ce qu’une bonne allocation des ressources ? Selon Robert Handler, analyste chez Gartner, le taux d’utilisation optimal d’une ressource se situe entre 70 et 80 %. Les ressources qui ne sont pas utilisées pendant au moins 70 % du temps sont considérées comme sous-utilisées. De même, si les ressources consacrent plus de 80 % de leur temps à des tâches, elles sont susceptibles d’être moins productives, ce qui coûte finalement du temps et de l’argent à l’entreprise. Par conséquent, il est nécessaire de trouver un équilibre entre ces deux points pour une utilisation optimale des ressources.

C’est exactement là que vous avez besoin d’un plan d’allocation des ressources solide pour surmonter cette situation. Poursuivez votre lecture pour comprendre tout ce que vous devez savoir pour rédiger un plan d’allocation des ressources.

Lisez aussi : Pourquoi un logiciel de gestion des ressources est-il important dans les entreprises ?

7 étapes pour allouer les ressources de votre entreprise

Les ressources des petites entreprises sont souvent dispersées. Une approche stratégique de l’allocation des ressources est la solution idéale pour résoudre ce problème. Entrons maintenant dans le vif du sujet : quelles sont les stratégies d’allocation des ressources ?

  1. Évaluez vos ressources

    Tout d’abord, calculez les ressources disponibles dans votre entreprise pour un projet. Ensuite, considérez leur capacité à contribuer à la productivité globale. Une mesure simple pour calculer cela consiste à suivre le temps et les efforts déployés par une ressource particulière pour accomplir une tâche similaire dans l’historique. Cela vous aidera beaucoup à allouer les ressources de manière à ce qu’il en résulte une productivité optimale.

  2. Analysez votre projet

    La première chose que vous devez faire après avoir entrepris un projet est de le diviser en tâches simples, tout comme mâcher de la nourriture pour faciliter la digestion. Ensuite, enregistrez ces jalons dans le système de gestion des ressources pour une meilleure exécution.

    Maintenant, référez-vous brièvement à votre projet pour identifier le travail qu’il implique. Il vous aide à avoir une estimation approximative de l’allocation des ressources pour le projet.

  3. Assigner les tâches

    L’étape suivante consiste à affecter les ressources aux tâches, selon l’estimation. Tenez compte des compétences des ressources lors de l’affectation pour vous assurer que les bonnes tâches sont attribuées aux bonnes personnes. Il est préférable de définir les heures de travail lors de l’allocation pour la gestion des délais. Cela vous permet d’éviter les risques de surmenage ou de sous-utilisation lors de l’allocation des ressources.

  4. Obtenir les commentaires de l’équipe

    Ne présumez pas que votre plan d’allocation des ressources est parfait. Il y a toujours place à l’amélioration. Essayez d’obtenir des commentaires des membres de l’équipe pour savoir s’ils sont satisfaits des tâches allouées.

    Cela vous aide à vérifier si les bonnes tâches sont attribuées aux bonnes personnes ayant les compétences nécessaires. Tout ce que vous avez à faire est de contacter directement les chefs d’équipe ou même les membres et de les encourager à communiquer ouvertement.

  5. Suivez vos projets

    Après l’allocation des ressources, vous devez garder un œil sur l’avancement du projet pour vous assurer que tout est correct. La clé pour assurer le succès d’un projet lui-même est un suivi efficace des performances des ressources.

    Malheureusement, le rapport de recherche marketing de Hubspot indique que seulement 58 % des entreprises effectuent un suivi en temps opportun des ressources, ce qui est la principale raison de l’échec du projet. Seul un système de suivi efficace peut garantir si vous avez maintenu un bon équilibre entre la surcharge de travail et la sous-utilisation des ressources.

  6. Élaborer des plans d’urgence

    La règle d’or pour toute entreprise est de toujours être prête à faire face aux imprévus. Considérez les situations courantes telles que les congés de maladie, les vacances et tout ce qui pourrait perturber le flux de travail.

    Il est préférable de traiter de telles situations avant qu’elles ne se produisent. Une mesure efficace consiste à tenir à jour une liste de membres du personnel externalisé qui sont prêts à assumer le travail en cas d’urgence. L’effort nécessaire à la recherche de quelqu’un à l’heure du besoin pourrait être économisé en tenant une telle liste.

  7. Exécuter une évaluation

    À la fin de chaque projet, il est important de procéder à une évaluation post-projet. Voici quelques points fondamentaux à prendre en compte dans cette analyse :

    • Efficacité de la répartition des tâches
    • Tout retard ou divergence dans le travail
    • Assurer l’équilibre de la structure de travail.
    • Identifiez les axes d’amélioration.

    Un logiciel de gestion des ressources serait d’une grande aide dans cette étape. Il vous aide à suivre et à enregistrer efficacement l’utilisation des ressources de l’entreprise pour une meilleure analyse.

Lisez aussi : 5 raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’un système de suivi des ressources

Conclusion

Maintenant, vous avez peut-être découvert comment les ressources sont allouées efficacement.

La gestion des ressources de l’entreprise est un aspect important, et il est vrai que les chefs de projet jouent un rôle crucial à cet égard. Cependant, il est important de garder à l’esprit que les humains ont des limites pour grandir avec l’entreprise et ses ressources.

Eh bien, cela ne s’applique pas au bon logiciel d’entreprise. Onstro est une plateforme multifonctionnelle de gestion des ressources qui intègre toutes les fonctions liées à l’allocation et au suivi des ressources essentielles à l’exécution du projet.

Contactez-nous dès maintenant pour une plateforme technologique tout-en-un.

Team Onstro