Ultimate Step-by-Step Guide For Better Business Resource Allocation- image

Ultieme stap-voor-stap gids voor een betere toewijzing van bedrijfsmiddelen

Team Onstro on december 1, 2023 in Boeken en plannen

Hoogtepunten

  • Het optimale gebruik van bedrijfsmiddelen ligt tussen 70 en 80%.
  • Je moet je project bijhouden, analyseren en evalueren voor een betere toewijzing van middelen.
  • Alleen met de juiste software kun je groeiende bedrijfsmiddelen beheren.

Effectieve toewijzing van middelen wordt vaak beschouwd als de ruggengraat van het bedrijf. Nu rijst de miljoen dollar vraag: Wat is de juiste toewijzing van middelen? Volgens Gartner-analist Robert Handler ligt de optimale bezettingsgraad van een bron tussen 70-80%. Hulpmiddelen die ten minste 70% van de tijd niet worden gebruikt, worden beschouwd als onderbenut. Ook als medewerkers meer dan 80% van hun tijd aan taken besteden, zijn ze waarschijnlijk minder productief, wat het bedrijf uiteindelijk tijd en geld kost. Daarom is er behoefte aan evenwicht tussen deze twee punten voor een optimaal gebruik van hulpbronnen.

Dat is precies waar je een solide plan voor de toewijzing van middelen nodig hebt om deze situatie te overwinnen. Lees verder om alles te begrijpen wat je moet weten om een toewijzingsplan op te stellen.

Lees ook: Waarom is software voor middelenbeheer belangrijk in bedrijven?

7 stappen om uw bedrijfsmiddelen toe te wijzen

Hulpbronnen voor kleine bedrijven zijn vaak verspreid. Een strategische benadering van de toewijzing van middelen is de perfecte oplossing om dit probleem aan te pakken. Laten we nu meteen beginnen met de vraag: Wat zijn de strategieën voor het toewijzen van middelen?

  1. Evalueer je bronnen

    Bereken eerst de middelen die in je bedrijf beschikbaar zijn voor een project. Bekijk vervolgens hun vermogen om bij te dragen aan de algehele productiviteit. Een eenvoudige maatstaf om dit te berekenen is door de tijd en moeite bij te houden die een bepaalde resource in het verleden heeft gedaan om een vergelijkbare taak te voltooien. Dit zal je enorm helpen om middelen zo toe te wijzen dat de productiviteit optimaal is.

  2. Analyseer je project

    Het eerste wat je moet doen nadat je aan een project begonnen bent, is het opdelen in eenvoudige taken, net zoals het kauwen van voedsel om de spijsvertering te vergemakkelijken. Leg deze mijlpalen vervolgens vast in het resource managementsysteem voor een betere uitvoering.

    Verwijs nu kort naar je project om het werk dat ermee gepaard gaat te identificeren. Het helpt je om een ruwe schatting te maken van de toewijzing van middelen voor het project.

  3. De taken toewijzen

    De volgende stap is het toewijzen van de middelen aan de taken, zoals ingeschat. Houd bij het toewijzen rekening met de vaardigheden van de resources om ervoor te zorgen dat de juiste taken aan de juiste mensen worden toegewezen. Het is beter om werktijden in te stellen tijdens de toewijzing voor deadlinebeheer. Zo vermijd je de kans op over- of onderbezetting bij de toewijzing van middelen.

  4. Feedback krijgen van het team

    Ga er niet van uit dat je plan voor de toewijzing van middelen perfect is. Er is altijd ruimte voor verbetering. Probeer feedback te krijgen van de teamleden of ze tevreden zijn met de toegewezen taken.

    Dit helpt je om te controleren of de juiste taken worden toegewezen aan de juiste mensen met de nodige vaardigheden. Het enige wat je hoeft te doen is rechtstreeks contact opnemen met de teamhoofden of zelfs de leden en hen aanmoedigen om de communicatie te openen.

  5. Volg uw projecten

    Na de toewijzing van middelen moet je de voortgang van het project in de gaten houden om ervoor te zorgen dat alles klopt. De sleutel tot het succes van een project is het efficiënt bijhouden van de prestaties van middelen.

    Helaas stelt het Marketing Research-rapport van Hubspot dat slechts 58% van de bedrijven de middelen tijdig bijhoudt, wat de belangrijkste reden is voor het mislukken van projecten. Alleen een efficiënt trackingsysteem kan ervoor zorgen dat er een goed evenwicht is tussen overbelasting en onderbenutting van middelen.

  6. Noodplannen maken

    De gouden regel voor elk bedrijf is om altijd voorbereid te zijn op het onverwachte. Denk aan veelvoorkomende situaties zoals ziekteverlof, vakantie en alles wat een verstoring van de workflow kan veroorzaken.

    Het is beter om dergelijke situaties aan te pakken voordat ze zich voordoen. Een effectieve maatregel is het bijhouden van een lijst met uitbesteed personeel dat bereid is om het werk over te nemen in geval van nood. De moeite die het kost om iemand te zoeken in het uur van nood kan worden bespaard door zo’n lijst bij te houden.

  7. Voer een evaluatie uit

    Aan het einde van elk project is het belangrijk om een post-projectevaluatie uit te voeren. Enkele basispunten die bij deze analyse in aanmerking moeten worden genomen zijn:

    • Efficiënte toewijzing van taken
    • Vertragingen of afwijkingen in het werk
    • Zorg voor een evenwichtige werkstructuur.
    • Identificeer de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

    Software voor middelenbeheer kan hierbij een grote hulp zijn. Het helpt je om het gebruik van bedrijfsmiddelen efficiënt bij te houden en te registreren voor een betere analyse.

Lees ook: 5 redenen waarom uw bedrijf een systeem voor het bijhouden van bronnen nodig heeft

Conclusie

Nu heb je misschien ontdekt hoe middelen effectief worden toegewezen.

Het beheer van bedrijfsmiddelen is een belangrijk aspect en het is waar dat projectmanagers daar een cruciale rol in spelen. Het is echter belangrijk om in gedachten te houden dat mensen beperkingen hebben om mee te groeien met het bedrijf en de middelen.

Nou, dit geldt niet voor de juiste bedrijfssoftware. Onstro is een multifunctioneel resource management platform dat alle functies integreert die te maken hebben met het toewijzen en bijhouden van resources die essentieel zijn voor het uitvoeren van projecten.

Neem nu contact met ons op voor een alles-in-één technologisch platform.

Team Onstro