Guia passo a passo definitivo para uma melhor alocação de recursos empresariais

Destaques

• A utilização ótima dos recursos empresariais situa-se entre os 70 e os 80%.
• Você precisa acompanhar, analisar e avaliar seu projeto para uma melhor alocação de recursos.
• É apenas através do software certo que você pode gerenciar os recursos de negócios em crescimento.

A alocação eficaz de recursos é muitas vezes considerada a espinha dorsal do negócio. Agora, surge a pergunta de um milhão de dólares: o que é a alocação adequada de recursos? De acordo com Robert Handler, analista do Gartner, a taxa de utilização ideal de um recurso está entre 70-80%. Recursos que não são utilizados por pelo menos 70% do tempo são considerados subutilizados. Da mesma forma, se os recursos gastarem mais de 80% do seu tempo em tarefas, é provável que sejam menos produtivos, o que, em última análise, custa tempo e dinheiro à empresa. Por conseguinte, é necessário um equilíbrio entre estes dois pontos para uma utilização ótima dos recursos.

É exatamente aí que você precisa de um plano sólido de alocação de recursos para superar essa situação. Continue lendo para entender tudo o que você precisa saber para elaborar um plano de alocação de recursos.

Leia também: Por que o software de gerenciamento de recursos é importante nos negócios?

7 passos para alocar os recursos do seu negócio

Os recursos das pequenas empresas estão frequentemente dispersos. Uma abordagem estratégica para a alocação de recursos é a solução perfeita para resolver este problema. Agora, vamos direto à questão: Quais são as estratégias para alocação de recursos?

1. Avalie os seus recursos

   Em primeiro lugar, calcule os recursos disponíveis na sua empresa para um projeto. Em seguida, considere a sua capacidade de contribuir para a produtividade global. Uma medida simples para calcular isso é rastreando o tempo e o esforço feitos por um determinado recurso para concluir uma tarefa semelhante no histórico. Isso irá ajudá-lo muito a alocar recursos de tal forma que resulte em produtividade ideal.

2. Analise o seu projeto

   A primeira coisa que você precisa fazer depois de assumir um projeto é dividi-lo em tarefas simples, como mastigar alimentos para facilitar a digestão. Em seguida, registre esses marcos no sistema de gerenciamento de recursos para uma melhor execução.

   Agora, consulte brevemente o seu projeto para identificar o trabalho envolvido nele. Isso ajuda você a ter uma estimativa aproximada da alocação de recursos para o projeto.

3. Atribuir as tarefas

   O próximo passo é atribuir os recursos às tarefas, conforme estimativa. Considere os conjuntos de habilidades dos recursos ao atribuir para garantir que as tarefas certas sejam alocadas às pessoas certas. É melhor definir horas de trabalho durante a alocação para a gestão de prazos. Isso ajuda a evitar as chances de excesso de trabalho ou subutilização durante a alocação de recursos.

4. Obter feedback da equipa

   Não assuma que seu plano de alocação de recursos é perfeito. Há sempre margem para melhorias. Tente obter feedback dos membros da equipe sobre se eles estão satisfeitos com as tarefas alocadas.

   Isto ajuda-o a verificar se as tarefas certas estão atribuídas às pessoas certas com as competências necessárias. Tudo o que você precisa fazer é entrar em contato diretamente com os chefes de equipe ou até mesmo com os membros e incentivá-los a abrir a comunicação.

5. Acompanhe seus projetos

   Após a alocação de recursos, você precisa ficar de olho no progresso do projeto para garantir que tudo esteja certo. A chave para garantir o sucesso do projeto em si é o acompanhamento eficiente do desempenho dos recursos.

   Infelizmente, o relatório de Pesquisa de Marketing da Hubspot afirma que apenas 58% das empresas fazem o rastreamento oportuno de recursos, que é a principal razão para o fracasso do projeto. Somente um sistema de rastreamento eficiente poderia garantir se você manteve um equilíbrio adequado entre sobrecarga de trabalho e subutilização de recursos.

6. Elaborar planos de contingência

   A regra de ouro para qualquer negócio é estar sempre preparado para o inesperado. Considere situações comuns como licença médica, feriados e tudo o que possa criar uma interrupção no fluxo de trabalho.

   É melhor abordar essas situações antes que elas aconteçam. Uma medida eficaz é manter uma lista de funcionários terceirizados que estão dispostos a assumir o trabalho em caso de emergência. O esforço envolvido na procura de alguém na hora da necessidade poderia ser poupado mantendo essa lista.

7. Executar uma avaliação

   No final de cada projeto, é importante realizar uma avaliação pós-projeto. Alguns pontos básicos a considerar nesta análise são:

   • Eficiência da atribuição de tarefas
   • Quaisquer atrasos ou discrepâncias no trabalho
   • Garantir um equilíbrio da estrutura de trabalho.
   • Identificar as áreas de melhoria.

   O software de gestão de recursos seria de grande ajuda nesta etapa. Ele ajuda você a acompanhar e registrar o uso de recursos de negócios de forma eficiente para uma melhor análise.

Leia também: 5 razões pelas quais sua empresa precisa de um sistema de rastreamento de recursos

Conclusão

Agora, você pode ter descoberto como os recursos são alocados de forma eficaz.

A gestão dos recursos empresariais é um aspeto importante, e é verdade que os gestores de projeto desempenham um papel crucial nesse aspeto. No entanto, é importante ter em mente que os seres humanos têm limitações para crescer com o negócio e seus recursos.

Bem, isso não se aplica ao software de negócios certo. O Onstro é uma plataforma multifuncional de gestão de recursos que integra todas as funções relacionadas com a alocação e acompanhamento de recursos essenciais para a execução do projeto.

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Team Onstro